Boas-vindas a novos funcionários – Como criar um bom programa de integração

A primeira impressão é a que fica. E para ser mudada, é preciso provar muito que essa sua primeira impressão estava errada. Pensando nisso, pergunto a você: Como é o seu programa de apresentação da empresa aos novos funcionários?

Vou falar sobre formato e conteúdo. Ou melhor, conteúdo e formato, pois trataremos nessa ordem. É preciso entender que por trás das mensagens desse programa de integração existe uma série de fatores fundamentais para a construção da imagem do funcionário sobre a empresa. É uma espécie de fundação. A começar pelo cuidado que ele sentirá, por parte da empresa em dar-lhe as primeiras informações sobre ela e como ele desempenhará seu papel ali. Jogar uma apostila em cima do funcionário e mandá-lo ler, ou pedir para que ele “navegue” bastante pela intranet, são péssimas estratégias de acolhimento a alguém que – de alguma forma – vai ajudar a empresa a caminhar. Por vezes, gasta-se tanto com o recrutamento e seleção daquele funcionário, com consultorias, testes específicos e até mesmo viagens, mas na hora de apresentar a empresa, ele praticamente ouve um “sente aí e comece”.

A maior virtude dos bons programas de boas-vindas é não enrolar o novo funcionário. Imagine empurrar para cima dele uma série de siglas internas, organogramas com mil detalhes, políticas inteiras de benefícios, vestuário, compra de passagens etc. Pura encheção de linguica. E sem trema. Aposte sim, é na exclusividade de conteúdo. Ou seja, elabore um material criado para os novos entrantes, guiando-o de forma prática, simples e rápida sobre os setores da empresa. Mostre o material a um funcionário com muito tempo de casa. Se ele disser: “ora, mas quanto detalhe”, você estã no caminho certo. Detalhes são importantes. Veja abaixo a diferença entre o detalhe e a enrolação:

TEMA	DETALHES	ENROLAÇÃO
Políticas	Apresenta resumos – de preferência em tópicos – sobre as políticas mais importantes da empresa	Anexa páginas e páginas das políticas da empresa para leitura, sem qualquer introdução ou resumo
Organograma	Descreve funcionalmente os departamentos e suas “células”	Dá nomes dos funcionários e apresenta o nome do cargo*. Ex: Analista de xyz
Histórico	Uma simpática “linha do tempo”, com fatos marcantes, se possível comparando com o cenário nacional na época	“Em 1784, após uma cavalgada no campo, o senhor Fulano de Tal teve um sonho…”. Breguice total e sem sentido
Áreas	Quais as responsabilidades funcionais e práticas de cada uma.	“Nosso objetivo é contribuir para o desenvolvimento…”, esse tipo de coisa
RH	Quais os meus direitos e como procuro apoio caso necessário	Enaltecer os benefícios e programas da área.
Imprensa	Orientações em como se portar com a imprensa e a qual área deve comunicar sobre eventos	Infelizmente muitas empresas esquecem desse tópico, portanto nem enrolação fazem
Comunicação interna	Informar quais são os canais e o que é encontrado em cada um	Pedir que o novo funcionário leia-os, simplesmente
Dúvidas	Os ramais corretos de quem deve ser procurado imediatamente. Nesse caso vale informar nomes	Dizer simplesmente que “está tudo na intranet”

*É recomendado que haja nomes apenas nos organogramas da alta gerência. Não é necessário colocar cargos, e sim as responsabilidades daquela “célula”.

O quadro deixa bem claro que outra grande virtude dos programas de apresentação é a simplicidade. Tudo precisa ser prático. O novo funcionário está entrando num novo espaço, com novas pessoas, nova rotina, novos desafios – ainda que já conheça suas atribuições. Por que dar a volta no mundo para explicar algo simples? No final, darei exemplos de como é importante que esse programa seja contínuo. Mas aí não com o nome “boas-vindas”, claro, e sim sendo a ante-sala de um projeto de memória empresarial.

Finalizando o tema “conteúdo”, lembre-se que é preciso em todo o primeiro momento do funcionário na empresa ganhar a atenção dele. Por isso a importância na simplicidade das informações. Tudo isso para que ele comece o mais rápido a colocar em ação o trabalho dele sem o retrabalho característico de novos funcionários. Isso não ocorre por erro, e sim por falta de adaptação do novo funcionário com a empresa e a cultura dela. Maus programas de recepção a novos funcionários deixam brechas para que surjam dúvidas, e faça com que eles recorram ao RH – quem elabora o trabalho de boas-vindas – para tirá-las. Agora pense: Você é responsável por uma área de RH e está concentrado num projeto importante para a empresa. Sua concentração é interrompida pelo novo funcionário, que pergunta sobre algo simples, mas importante para ele. Sua resposta poderia estar numa cartilha, num manual etc. Mas não existe. Não informar o novo colega da maneira correta, atrapalha o trabalho não apenas dele, mas sim o de todos.

De que forma? A correta!

“Vamos fazer um fichário com abas, usar papel couché, verniz localizado, faca especial, logo da empresa em dourado…”

“Olha, conheço uma pessoa que faz uns pães de metro deliciosos. Vamos fazer um café da manhã com palestra do presidente, depois entregamos uma apostila…”

“Um hotsite! Primeiro passa a visão da empresa, depois a missão, daí aparecem os botões interativos. Vamos fazer um vídeo com o presidente…”

Veja: Não é preciso perder um segundo com esses falsos brainstorms acima, para pensar em oferecer algo legal aos novos funcionários. É preciso fazer, seja lá o que for a ideia, da forma correta. Seu programa de integração não será melhor ou pior se o material for simples. Ele precisa ser eficaz. E você vai medir isso pelo número de vezes que for questionado pelo novo colega sobre tudo o que envolve a nova empresa dele. Quanto menos, melhor.

Faça um exercício, tenha sua empresa um programa desses ou não: Pergunte aos dez últimos funcionários que entraram, quais as maiores dúvidas que tiveram (ou continuam tendo) sobre a empresa. Algo em comum você vai encontrar. Comece o seu programa (ou a reformulação dele) ajustando esse ponto. Dê atenção também aos demais pontos citados. Claro que alguns pontos como benefícios e responsabilidades de cada área são comuns a todas as empresas. Mas cada corporação tem sua cultura e seu cotidiano. É um erro tentar implantar em sua empresa simplesmente o que deu certo em outra. Por melhor elaborado que um projeto seja, ele precisa ter a cara da sua empresa. Não olhe o que fazem de bonito por aí. Veja do que sua empresa precisa e faça algo em cima daquilo. Ficará mais bonito do que o do vizinho.

Defina seu orçamento para esse programa. Não vai dar para fazer um hotsite especial para a integração? Faça uma apresentação de slides bem elaborada, interativa e explicativa. Não há verbas para brindes? Que ótimo. Troque a caneta de plástico por um sorriso acolhedor, pelo sentimento de que o novo colega terá pela frente um bom desafio. Invista em ações de baixo ou nenhum custo: Peça a funcionários mais antigos darem seus testemunhos. Faça um vídeo se puder. Se não, coloque essas palavras preciosas em algum material.

Basta ser correto e sucinto. Não cause desinteresse do funcionário já na entrada dele. Seja justo com o todo o trabalho de recrutamento e seleção feito. Não pense em tamanho, duração ou mero impacto visual. Desperte no novo funcionário o sentimento de pertencer à nova empresa. O homem é assim, procura pertencer a grupos. Desde a infância. Use isso a favor da empresa.

Veja abaixo outras dicas, fora do tema “formato e conteúdo”, para incrementar seu programa de boas-vindas:

,Em empresas que possuam fábricas, incentive a visitação guiada. Se o produto de sua empresa sai dali, é no mínimo coerente que seu novo funcionário tenha contato com esse local. Fora que é sempre interessante conhecer processos fabris;

,Permita que o RH faça as apresentações das áreas. Revise o material que as áreas enviaram e formate num padrão único. Deixar o responsável da área fazer a apresentação pode ser ruim. Muitos podem ser apresentadores brilhantes, mas outros podem ser cansativos ou mesmo ficar enaltecendo o que fazem;

,Não force o presidente da empresa a fazer apresentações. Ser um homem de sucesso não é sinônimo de carisma. O resultado pode ser ruim. Caso o presidente seja carismático, aí sim, use e abuse da imagem dele;

,Faça de seu programa de integração um aliado do seu projeto de memória empresarial, caso tenha. Um complementará o outro;

,Crie um controle de tempo de casa dos funcionários. Será valioso para as ações de memória empresarial e em exemplos como este abaixo;

,Programe fases para distribuição de material ou de palestras informativas. Se o programa de MBA ou idiomas de sua empresa só é elegível a funcionários com mais de 6 meses de casa, informe isso no primeiro momento e assim que ele estiver apto, comunique. Com isso, ninguém perde tempo com informações fora de hora;

,Anexe um guia de ramais ao material que você irá distribuir. De preferência, dois: Um completo e outro como se fosse um “guia de emergência”, para casos de assistência imediata, com ramais de suporte, serviços gerais, almoxarifado, ombudsman etc.

,Não permita que o programa esteja desatualizado nunca. Defina uma organização – envolvendo inclusive outros setores – para essa atualização constante, evitando surpresas desagradáveis.

Fonte: prezadoscolaboradores.wordpress.com

Hasta la vista, Baby!!!